Dentro de la actividad de gestión aduanera se involucran diferentes profesiones que trabajan en conjunto para desarrollar todos los procesos necesarios. Una de ellas es la de agente aduanal, el profesional autorizado por el Ministerio de Hacienda para cumplir como auxiliar de la función pública en las operaciones aduaneras. Así mismo, un agente aduanero es un puesto de gran importancia dentro de las agencias aduanales, ya que estos profesionales son necesarios para cumplir con los requerimientos establecidos por la ley general de aduanas.
Al existir ambos, los agentes aduanales y las agencias de aduanas, a los clientes pueden surgirles diferentes dudas ya que en el mercado se habla de estas dos figuras tanto de forma individual como en conjunto. Esto puede provocar que los clientes no sepan cuál es la diferencia y/o cuál sea la mejor opción para ellos.
En primer lugar, es indispensable aclarar que ambas figuras son necesarias en la gestión aduanera, y que cada una cumple con su propósito. Esto no quiere decir que sus actividades comerciales sean excluyentes una de otra, por el contrario, se obtienen los mejores resultados cuando estas trabajan en conjunto.
Para ampliar lo dicho anteriormente, tanto un agente de aduanas como una agencia de aduanas pueden trabajar de forma aislada, sin embargo, en estos casos no se obtiene lo mejor de ambas partes. En el caso del agente, este puede prestar sus servicios a sus clientes por medio de servicios profesionales, sin embargo, de esta forma carece de la estructura operacional que por su parte la agencia de aduanas posee.
Por su parte, una agencia que no tenga dentro de su estructura operacional a un agente aduanal carece de la legalidad para presentar debidamente la documentación y tendrá que contratar los servicios profesionales de un agente aduanero.
Es por esto por lo que nuestra recomendación para los clientes es buscar conseguir lo mejor de «ambos mundos» y en nuestra opinión esto se obtiene a través de una agencia de aduanas que tenga dentro de su talento humano a agentes aduanales propios de la agencia.
A continuación, les mencionamos las razones.
Como se mencionó anteriormente, los agentes aduaneros son quienes están autorizados por el Ministerio de Hacienda para cumplir su función como auxiliar de la función pública en procesos aduanales. Esto quiere decir que para poder presentar la documentación ante las autoridades aduaneras se requiere de un agente aduanal que esté debidamente inscrito y autorizado para cumplir sus funciones. No obstante, estos servicios los prestaría como persona física. Por su parte una agencia de aduanas es una empresa debidamente establecida que cuenta con domicilio formal y todos los requerimientos para la apertura de un negocio en Costa Rica. Esto provoca mayor seguridad con los clientes, ya que no se trata de una persona, sino que existe una estructura que responda ante una eventualidad.
Otro aspecto a considerar dentro de la estructura es que, en una agencia de aduanas, a diferencia de un agente de aduanas, existen departamentos interdisciplinarios propios de la empresa que brindan servicios complementarios a los de un agente aduanal. Por lo que, en una agencia aduanal que cuenta con sus propios agentes aduaneros, se logra obtener todos los beneficios de la infraestructura de una empresa que además es capaz de presentar la documentación cumpliendo con todos los requisitos de ley.
Al trabajar con una agencia de aduanas que tenga todos los procedimientos internos y que además tenga altos estándares de seguridad y confidencialidad, los clientes tienen la garantía que su información está siendo resguardada y está segura. En los procesos aduanales se maneja información sensible para las empresas importadoras o exportadoras, como, por ejemplo: costos de los productos, información de los proveedores, costo de materia prima, origen de la carga, entre otros. Por supuesto que las empresas no quieren que sus competidores tengan acceso a esta información.
Sin embargo, todos estos son datos que se manejan en los procesos aduanales. Es por esto que el contar con una agencia aduanal profesional es de suma importancia, ya que esta tendrá acceso a esta información, y si esta empresa cuenta con altos estándares de seguridad y confidencialidad los clientes pueden estar seguros de que su información está siendo tratada correctamente y no será filtrada o vendida.
Únicamente una agencia de aduanas que no subcontrata los servicios documentales a terceros puede brindar este tipo de seguridad. En el caso de un agente de aduanas a través de sus servicios profesionales no puede controlar la seguridad de la información, ya que este tiene que subcontratar servicios de papelería; lo que significa que terceras partes tendrán acceso a la información de sus clientes.
La seguridad no solo involucra la información. En los procesos aduanales, se manejan mercancías y cargas que son indispensables para las operaciones mercantiles de los exportadores e importadores. Gracias a esto, surge la necesidad de que las mercancías pasen por procesos seguros y sean manejadas adecuadamente. Otra ventaja de trabajar con una agencia de aduanas que cuente con su propio agente es que la empresa puede certificar todas sus operaciones ante una entidad internacional. A diferencia de un agente aduanal que únicamente podría certificarse él.
Por ejemplo, la certificación internacional BASC garantiza que las empresas certificadas cuentan con altos estándares de seguridad en sus operaciones y en el manejo de las cargas; así como con medidas anticorrupción y tráfico de contrabando. Una agencia aduanal que cuente con esta certificación es una garantía de buenas prácticas en el manejo de su carga.
Existen agencias de aduanas que además de contar con su propio agente cuenta con un robusto motor económico. Esto es una ventaja para sus clientes ya que estos podrían acceder a líneas de crédito otorgadas por la agencia, lo cual es un gran beneficio para las operaciones del cliente. Esta fuerza económica es un reflejo de una agencia consolidada en el mercado, lo que a su vez da seguridad a los clientes de que están tratando con una empresa sería y profesional.
Otro beneficio es que una agencia de aduanas puede ser un operador logístico integrado. Lo que significa que puede brindar servicios de logística y transporte internacional, servicios aduanales y transporte local. Con esta variedad de servicios, los clientes pueden acceder a un servicio integral que se personalice a sus necesidades específicas. Cuando una empresa logra desarrollarse para convertirse en un operador logístico integrado puede ofrecer el servicio puerta a puerta, en donde se encarga de la gestión logística desde la coordinación con el proveedor hasta la entrega en las bodegas de su cliente.
Esto facilita grandemente las operaciones a los clientes porque pueden recibir todos los servicios de gestión logística en un mismo lugar. Además, se ahorran gastos de coordinación entre diferentes proveedores y evitan pérdida de información de un proveedor a otro. Por último, los clientes tienen acceso a tarifas transparentes y totales en donde podrán observar con mayor facilidad los costos globales del servicio.
En Global Servicios Ruiz somos un operador logístico y agencia de aduanas. Con más de 30 años de trayectoria en el mercado estamos seguros que nuestra experiencia beneficiará sus operaciones. Nos hemos transformado para convertirnos en el único proveedor de servicios de gestión logística y aduanera que nuestros clientes necesitan.
Contamos con nuestros propios agentes aduaneros y una estructura robusta puesta a disposición de nuestros clientes. Con nuestro servicio personalizado nos ajustamos a sus necesidades brindándole un servicio profesional y eficiente. Somos su operador logístico amigo, nuestro equipo está listo para atenderle.
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